El 4 de septiembre, mi agente de IA preparó un resumen de la mañana para Solvstream. Reunió el trabajo que necesitaba mi atención, los datos de clientes que estaba esperando, las tareas vencidas, mi calendario y un borrador de mensaje para que yo lo revisara.
Él se encargó de reunirlo todo. Yo seguía teniendo que elegir qué hacer y enviar cualquier cosa que saliera del negocio.
Si diriges una empresa de servicios, esa es una tarea útil para darle a la IA. Deja que prepare el trabajo y que luego te devuelva a ti las decisiones.
Si tu jornada empieza con emails, listas de tareas y vistazos al calendario, seguramente ya ves dónde te ayudaría.
La versión corta
- Mi agente prepara un resumen del trabajo. Yo decido qué pasa después.
- Necesita registros actualizados y normas claras.
- Empieza con una tarea y pruébala con trabajo que ya conoces.
¿Qué puede hacer por ti un agente de IA?
Si pegas un email en ChatGPT y le pides una respuesta, trabaja con el texto que le has dado.
Un agente puede llevar la tarea más lejos. Con el acceso adecuado, puede encontrar el email, revisar otros registros y preparar un borrador a partir de lo que encuentre. No tienes que dárselo todo pieza a pieza.
Aun así necesita límites. Encontrar un mensaje, escribir una respuesta y enviarla son trabajos distintos. Puedes darle los dos primeros y quedarte tú con el último.
Qué me trajo el resumen de la mañana
Dirijo Solvstream, así que mis días incluyen proyectos de clientes, consultas nuevas y trabajo con fechas.
El resumen juntó todo esto en un solo sitio:
- El trabajo que necesitaba atención ese día.
- Los datos de clientes que todavía estaba esperando.
- Los seguimientos que podían esperar y el trabajo que había que reclamar.
- Las tareas que habían pasado su fecha límite.
- Mi calendario y un borrador de mensaje de seguimiento.
Parte del trabajo todavía no había que reclamarlo. Un cliente ya había respondido a un recordatorio reciente, así que el resumen sugería darle más tiempo.
Quiero un motivo junto a cada acción sugerida. Así puedo contrastar la sugerencia con los registros y con lo que sé.
El resumen también señalaba el trabajo que estaba esperando por mí. Podía preparar las decisiones, pero no podía tomarlas por mí.
La IA necesita un sitio donde mirar
Mi sistema tiene notas escritas sobre el negocio, registros del trabajo en curso y normas sobre cómo debe ayudar la IA.
En un negocio, esos registros pueden ser bastante corrientes:
| Lo que la IA necesita saber | Dónde puede que ya lo tengas |
|---|---|
| Qué haces para tus clientes | Tus notas de servicios o los textos de tu web |
| Qué prometiste | Un presupuesto o un email aceptados |
| Qué vence | Tu lista de tareas o tu calendario |
| Qué pasó la última vez | Una ficha de cliente o una nota de reunión |
| Cómo es un trabajo bien hecho | Un ejemplo que hayas revisado |
Tu hoja de Excel, tus archivos de Word y tus notas guardadas pueden seguir siendo útiles. No tienes que empezar de nuevo. Primero, decide qué registros están bien y cuáles están anticuados.
Si una fecha límite cambió ayer, la IA tiene que ver ese cambio. Una nota del mes pasado no se lo va a decir.
Las normas le dicen qué hacer
Los registros del negocio guardan los hechos. Las normas le dicen a la IA cómo usarlos.
Para un resumen de la mañana, podrías decirle que muestre primero las tareas vencidas. Si una tarea no tiene fecha, debería señalarlo en lugar de suponer una.
También tienes que decir qué se queda contigo. En mi trabajo de contenido, reviso los borradores y decido qué se publica. La IA puede preparar el trabajo sin tomar esa decisión por mí.
«Guarda un borrador para que lo revise» le da un punto claro donde parar. Deberías recibir un borrador, no descubrir que ya ha enviado el mensaje.
Las notas guardadas pueden quedarse anticuadas
Algunos sistemas de IA pueden guardar notas para más adelante. Eso te ahorra explicar lo mismo en cada chat.
Mi sistema usa notas compartidas entre sesiones de trabajo. Esas notas están separadas de los registros actuales que definen el negocio.
Imagina que una nota guardada pone una reunión con un cliente el viernes. Luego el cliente la pasa al lunes. El resumen debería guiarse por el calendario actual.
Pregunta dónde comprueba la IA los datos que pueden haber cambiado. La memoria guardada es útil, pero puede estar anticuada.
Elige una tarea que quieras que te devuelvan hecha
«Ayúdame a llevar mi negocio» es demasiado amplio. Nombra una tarea que quieras hecha.
Podrías empezar con:
- Notas antes de una llamada con un cliente.
- Los datos para la actualización semanal de un proyecto.
- El trabajo que está esperando tu respuesta.
- Un borrador de informe a partir de registros que has revisado.
Son tareas para valorar, no afirmaciones sobre lo que puede hacer cualquier aplicación de IA.
Si no tienes claro cuál elegir, qué automatizar primero explica cómo encontrar el trabajo que repites.
Cuando tengas una tarea en mente, apunta cuatro cosas:
La tarea
Nómbrala en una frase. Por ejemplo: preparar un resumen breve antes de una llamada con un cliente.
Qué puede leer
Enumera los registros que necesita. Podrían ser el trabajo acordado, las notas de reuniones recientes y la lista de tareas actual.
Qué te devuelve
Describe el resultado terminado. Un resumen de una página con las tareas abiertas y los puntos a tratar es algo que puedes revisar.
Qué se queda contigo
Fija los límites. Podrías permitirle un borrador de documento y quedarte tú con los cambios en las fechas de los clientes y con los mensajes que salen.
Lleva esas cuatro respuestas a quien te ayude a montarlo. Pídele que te enseñe esa tarea exacta funcionando.
Pruébalo con trabajo que conoces
Usa un trabajo pasado para la primera prueba. Sabes lo que pasó, así que puedes detectar lo que se le escapó a la IA.
Para un resumen de cliente, comprueba que encontró el cliente correcto, usó las fechas correctas y separó las promesas de las ideas. Abre los registros que hay detrás de lo que afirma.
Después prueba un caso con una nota que falta o con dos fechas que no coinciden. Debería nombrar la nota que falta o las fechas que chocan para que sepas qué no ha podido resolver.
Cuenta también tu tiempo. Si tardas más en arreglar el resumen de lo que tardarías en hacerlo, la tarea todavía necesita trabajo.
Mi artículo sobre cómo conseguir que la IA detecte los problemas de tu trabajo explica por qué tienes que decirle qué quieres que revise.
Preguntas frecuentes
¿Necesito varios agentes de IA?
Empieza con una tarea. Mi sistema completo usa distintas aplicaciones de IA para distintos trabajos, pero todavía tiene partes que estoy mejorando. No necesitas copiarlo entero.
¿Enviará mensajes sin preguntarme?
Depende de cómo esté configurado. Pide que solo haga borradores si quieres revisar cada mensaje, y asegúrate de que su acceso coincide con esa decisión.
¿Sigue trabajando cuando cierro el chat?
No des por hecho que sí. Algunos sistemas pueden ejecutarse a horas fijas. Otros necesitan que los pongas en marcha tú. Pregunta cómo se pone en marcha el tuyo y cómo sabrás si falla.
Elige el trabajo que quieres recuperar
Elige una tarea en la que dediques más tiempo a reunir datos que a tomar la decisión final. Apunta cómo sería un resultado terminado que te sirva.
Usa el AI Workflow Map gratuito para echar un primer vistazo a dónde podría ayudar la IA en tu negocio. El AI Workflow Map está en inglés por ahora; son solo dos minutos.
